谈谈团队办公的协同和效率问题

小道消息的读者绝大部分都是做互联网相关的工作的。这里面肯定有一线员工,有管理人员,有外企白领,也有小团队负责人,或是有创业者,相信有不少人知道时间管理是怎么回事,或者至少听过这个词儿,也可能上过「高效能人士的七个习惯」之类的培训,有些人会自认为精于此道,早早就开始了 GTD 实践,用过了几十个 GTD 工具的估计也大有人在。

但是,不知道大家想过这个问题没有:一个人的高效率不一定代表团队的高效率。作为管理者,有人考虑过怎么提升团队的整体协作效率么? 团队的整体效率一定程度上取决于怎么把日常的协作用更有效的方式搞定。

什么是日常的协作呢? 比如我们每天都在做的一些事情,分享一个设计素材图片、传个文件、组织一个会议、在线沟通,诸如此类的事情其实占了日常工作的主要部分。最近在思考怎么提高这类工作效率的问题。简单说几个场景,跟大家分享一下我的想法。

{文件分享}

先提个问题,用直觉想一下,中国绝大多数公司里面员工之间分享文件最常用的几个方式都是什么?

邮件、IM(QQ)、U 盘…或许能排在前三位。为什么? 习惯养成之后,就很少有人在乎其中的效率问题。有人说,QQ 分享个文件挺方便啊,拖上去,上传就行了。多人分享怎么办呢? 收到文件后怎么管理? 高效率么? 当然不是,很多人都很苦恼这种方式,但没办法。另外也别奇怪 U 盘的方式,很多政府机构估计传文件还真的这样干。前不久不还听说一个身处同一个大院的政府部门还用快递来传送开会通知的么。

为什么 Dropbox 会风靡一时而且在资本市场上又这么值钱(相信有人会好心的提示我他在用 Dropbox)? 用更优雅的方式替代了传统的方式方法,真正做到了解决问题。Dropbox 除了云端的文件管理之外,另外一个非常基本也很关键的功能,就是高效的分享机制。 怎么高效呢? 比如,如果团队成员之间分享一个文件夹,内容如果有更新,自动同步,无需多操心了。这就不再像旧模式下需要:打包、传输、收到没? 解压缩(打包文件还占用空间)、有更新? 再发一次行不? 压缩、通知,传输,收到,解压缩….你可以想象一下步骤何其繁琐,整个过程何其低效。

用户一旦发现了其中效率的秘密,就再也不想用其他低效的协作方式了。在这方面,Dropbox 就是一个绝佳的效率工具,期待国内做网盘的初创公司能多考虑这方面的事情。

除此之外,分享图片呢? 分享一个 Word 文档需要对方协作编辑呢? 分享一段代码呢?

{会议工具}

会议有毒。很多人都很讨厌开会,教你如何开会的文章遍地都是了,但是没用。开会前怎么通知呢? 口头喊一嗓子? 发邮件? 电话通知? 别笑。这些都是目前存在的最典型的方式。更高效方便的办法当然有,比如,Google 日历,一站式搞定会议通知。但是,这样使用的人还是太少了。

再比如一家公司在杭州和北京两地都有办公室,如果有会议刚好涉及到两地的员工怎么办? 不少公司选择的办法就是出差,乘坐交通工具赶到分公司,时间一到,杀进会议室,开完会,再千里迢迢回去,最后发现此类事情不亲身参与原来效果也差不多。有不少公司已经在利用视频系统进行远程会议,但总体上成本还是偏高,也复杂。那个系统有的时候还需要对每个人培训一下才能用。而且,绝大多数的会议,可能都并不要这么正规化。可能就是几方参与者一起沟通一下即可。

怎么办?电话会议? 不少公司也在用电话会议的方式,这样一来成本的确要降低很多了。不过隐形的限制其实也还不少,长途费用不说,还占用电话线路。总之,还不够有效,依然是一个比较复杂的方式。

稍微技术型的公司,直接 Skype 进行电话会议了。谁还需要守在电话座机前面呢?

有没有更简单更经济的方式? 更为聪明的公司,日常的这种跨地域的简短沟通会,直接微信就搞定了。难道很多人还没发现微信已经是很好的效率工具了? 估计没几个人在工作中使用微信的「实时对讲」功能吧? 去尝试一下。

{内部交流}

说来也是怪事,即使是一些相当大的互联网企业,甚至是互联网巨头,内部在线沟通工具多数都只是一个古老的 BBS 。什么公司通知啊,活动组织啊,都扔在上面。有没有人看,不管。 BBS 这种东西基本上只是一个贴内容的地方,且不说缺乏有效的通知机制,也缺乏有效的协同。如果参与者不互动的话,效率会低的一塌糊涂。

要么是整个团队都挂在 QQ 群上,七嘴八舌的你一言我一语的倒也热闹。但是信息噪音太大,而且看不明白上下文。几乎没办法做有效的在线讨论。去年微软收购的 Yammer ,所做的事情就是这种场景下的信息沟通。世界 500 强有不少公司已经接受了这样的工具,可以有效的进行跨地域信息沟通,跨平台,Web 到移动端都支持。登录后信息一览无余,远比什么都通过邮件驱动要有效得多。

以上说的几点,都是站在技术团队之外讨论的,技术部门或许有更为有效的工具或是手段,但就跟我前面说的那样,一些更为基础的事情如果做得更有效率,团队整体才会更有生产力。

我知道有很多团队管理者忙于制定规章制度,着眼于所谓各种管理工作,期待通过这些来提升团队效率,我的建议是,有这份精力,还不如做点基础工作方式的改进,收效更大。

也许有人说,你说这些玩意儿废话有啥用? 没啥用。如果我们能用更有效的方式工作的话,工作就会更轻松一点。工作和生活就能更好一些。就像题图那样,找到一个平衡。

{做个广告}

明道,国内创业团队做的企业社会化协作工具. 微软去年以 12 亿美元收购了同性质的 Yammer,其价值不言而喻。如果你们企业内部还在用 BBS 做日常沟通工具,用一下这个吧。坚持用一段时间,效果自然显现。

明道

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  • 深感同意,在这些拖效率的方法上浪费的时间太多了,但愿意尝试新方法的人少之又少,还是意识问题,尤其是大公司内部,其实一线员工喜欢尝鲜的蛮多,但想要普及和推广关键还是在于管理者或推行或强制,我在早些年的一个团队里曾经提议并被采纳过使用 Google Calendar 作为日报管理,后来换了团队后就又回归难用到死的内部系统了。

  • 毕扬

    1、原来是个软文;2、好像文章只说了问题跟本没给解决办法~

  • HD

    如果团队内部有用Gitlab的话,可以尝试用一下sparkleshare.org解决文件分享的问题。

  • google的企业解决方案比这个明道成熟的多